Wir nehmen Ihr Anliegen ernst
1. Ziel des Beschwerdemanagements
Für uns steht die Zufriedenheit unserer Kunden an erster Stelle. Es ist uns deshalb wichtig, Ihnen die Möglichkeit zu geben, Kritik zu äußern. Wir sehen diese als Impuls und Anregung, unsere Leistung und unser Handeln zu überprüfen, zu hinterfragen und im Wege eines stetigen Verbesserungsprozesses zu verbessern.
Wir haben eine Beschwerdestelle eingerichtet und Maßnahmen zum Beschwerdemanagement vereinbart. Ziel des Beschwerdemanagements ist es, die angemessene und schnelle Bearbeitung von Kundenbeschwerden sicherzustellen. Eingehende Beschwerden werden ausgewertet, um wiederkehrende Probleme oder Fehler zu beheben.
2. Verfahren der Beschwerdebearbeitung
Als Beschwerde gilt jede Äußerung der Unzufriedenheit im Zusammenhang mit den Geschäftsaktivitäten der VR Inkasso GmbH, die eine natürliche oder juristische Person (Beschwerdeführer) formuliert. Unser Ziel ist es, jede Beschwerde möglichst direkt persönlich oder telefonisch im konstruktiven Dialog mit dem Beschwerdeführer zu lösen. Sollte dies einmal nicht gelingen, ist für die Bearbeitung von Beschwerden die Abteilung „Beschwerdemanagement“ zuständig. Beschwerden können sowohl elektronisch als auch schriftlich und mündlich an uns gerichtet werden.
Elektronische Beschwerden richten Sie bitte an die E-Mail-Adresse:
beschwerdemanagement@vr-inkasso.de
Schriftliche Beschwerden senden Sie bitte an:
VR Inkasso GmbH
Beschwerdemanagement
Brüsseler Straße 7 - 30539 Hannover
3. Für die Bearbeitung der Beschwerde benötigen wir folgende Angaben:
- Vollständige Kontaktdaten des Beschwerdeführers (Referenznummer, Vor- und Zuname, Adresse, Telefonnummer, ggf. E-Mail-Adresse)
- Angabe, was mit der Beschwerde erreicht werden soll (z.B. Fehlerbehebung, Verbesserung von Dienstleistungen, Klärung einer Meinungsverschiedenheit)
- Beschwerdegrund und Beschreibung des Sachverhalts
- Zum Verständnis des Vorgangs erforderliche Unterlagen (sofern vorhanden)
- Sofern sich der Beschwerdeführer namens und im Auftrag einer anderen Person an uns wendet, eine Vertretungsberechtigung dieser Person
4. Der Beschwerdeprozess
Der Beschwerdeführer erhält eine Eingangsbestätigung. Eine Antwort erfolgt je nach Komplexität der Beschwerde in einem angemessenen Zeitraum. Ist dies nicht möglich, erhält er einen Zwischenbescheid. Kann die Beschwerde zeitnah abschließend bearbeitet werden, so erhält der Beschwerdeführer bereits an Stelle der Eingangsbestätigung die Antwort. Diese Antwort kann auch telefonisch erfolgen.
Gibt die VR Inkasso GmbH der Beschwerde des Beschwerdeführers nicht vollständig statt, erhält der Beschwerdeführer eine verständliche Begründung.